Что это значит, когда мы говорим о деловой презентации? Это значит, что, как и в предыдущем пункте, вас могут попросить сократить презентацию (на то может быть масса причин — изменение регламента, появление дополни–тельного выступающего, перенос времени отъезда важного участника), Может быть и такое, что вас попросят говорить дольше, чем планировалось (например, если на одного выступающего стало меньше, нужно дотянуть время до перерыва, перенесено начало неофициальной части). Готовы ли вы к такому повороту событий? Конечно, вы можете настаивать на том, что презентация будет занимать столько времени, сколько планировалось. Но это не всегда лучший вариант. Будьте готовы провести вашу презентацию за гораздо более короткое и гораздо более продолжительное время. Если вы хорошо знаете, о чем говорите, это не составит труда. Готовы ли вы к тому, что вам придется говорить без поддержки проектора? Вряд ли. А ведь лампа в нем может перегореть в любую минуту и на замену уйдут часы или даже дни. Однажды известный тренер Сергей Кузин перед выступлением узнал, что из–за несогласованности действий организаторов ему не может быть предоставлен проектор. Сергей не растерялся. С собой у него была распечатка слайдов в формате A3. Некоторые из них он просто показал аудитории. Остальное восполнил тем, что записывал или зарисовывал на флип–чарте. Ни у кого не возникло мысли, что в этой презентации чего–то недостает. Готовы ли вы проводить презентацию без проектора и флип–чарта, на свежем воздухе, по сокращенной программе, без микрофона? Чем больше утвердительных ответов вы дадите на эти вопросы, тем лучше и увереннее будете себя чувствовать не только на самой презентации, но и перед ней.
Удивительно, но и людям, «у которых все есть», приятно получать даже пустячные подарки. Начните презентацию с раздачи сувениров. Не обязательно ручек или календарей с логотипом вашей компании. Это может быть что угодно. Важно, чтобы сувенир имел отношение к теме презентации. Если подарить нечего, неплохим началом может стать комплимент аудитории. А также вполне подойдет сообщение в самом начале презентации об удивительном факте, который подогреет эмоции в зале. Сообщите или покажите что–то, что наверняка вызовет реакцию аудитории.
Прийти нужно первым, чтобы участники были «гостями», а вы — «хозяином». Это позволит вам чувствовать себя увереннее, особенно если вы проводите презентацию не на своей площадке. Забавно видеть оратора, который влетает в зал и начинает готовиться в то время, когда там уже сидят люди. Дело даже не в том, что они становятся свидетелями его ползанья с проводами и возней с микрофоном. Этим фактом он закрепляет модель: «Презентатор — гость, зрители — хозяева». Будьте хозяином в зале. Чувствуйте себя как дома.
Мы поговорили о предварительных мерах. А как сделать так, чтобы чувствовать себя как дома во время самой презентации?
• Находясь на сцене, прохаживайтесь по ней, стараясь «охватить» все пространство. Это укрепляет ваш статус «хозяина» зала. Обратите внимание, как ведет себя стеснительный гость в кабинете авторитарного хозяина: садится на краешек стула, стараясь занять как можно меньше места, сдвигает колени, кладет свои документы на самый край стола. Совсем другое дело — хозяин. Он сидит развалясь, на столе везде его вещи. Обратите внимание на то, как вы ведете себя на презентации, — как хозяин или как гость?
• Используйте развернутую жестикуляцию: не стесняйтесь указывать на экран или в зал выпрямленной рукой. Обратите внимание на ваши ноги. Их необходимо поставить таким образом, чтобы положение тела было устойчивым. Колени должны быть выпрямленными. Посмотрите, как проводит презентации большинство. Ноги вместе, а иногда и скрещены. Положение тела крайне неустойчивое, корпус отклонен назад. Это ясно указывает на неуверенность презентатора. А что делает аудитория с неуверенным презентатором? То же, что собачья стая с убегающим в страхе человеком.
• Смотрите в глаза сидящим в зале. Прячет глаза тот, кто боится или врет. Надеюсь, во время своей презентации вы не делаете ни того, ни другого. Поддерживайте зрительный контакт с каждым участником. Не следует сосредоточиваться на тех, кто принимает решение: для вас все должны быть равны. Помните, что чаще всего из поля обзора выпадают фланги (крайние места слева и справа) и галерка (последние ряды). Уделите им больше внимания, обращайтесь непосредственно к людям, сидящим в этих частях зала. Подобная инвестиция всегда окупается.
• Постоянно напоминайте себе: «Я — хозяин этой презентации».
Сократ когда–то пошутил, что структура публичной речи проста: сначала скажи, о чем ты собираешься рассказать, затем расскажи это, затем скажи, о чем ты сейчас рассказал. Примерно так. Оказывается, это не такая уж и шутка. Как и многое, что сказал Сократ не всерьез. Структура любого публичного выступления, в том числе и деловой презентации, подчиняется нехитрому закону. И тут не нужно изобретать велосипед. Закон этот основан на принципах гармонии. Но не эстетическое начало заставляет нас прислушаться к этим принципам, а забота об эффективности презентации. Закон, о котором идет речь, выдуман не человеком, а, как и все остальные законы, выведен из наблюдения за природой. Таким образом, это естественный закон. И все, что сделано в соответствии с ним, будет таким же естественным. И презентация, созданная согласно этому закону, будет восприниматься легко и гармонично. Я говорю о законе композиции.
Все мы писали школьные сочинения, многие из нас учились в музыкальных школах, некоторые даже сочиняли рассказы. И все мы знаем, что и музыкальные, и литературные произведения создаются по этому закону. Давайте вспомним, из каких частей состоит композиция:
• вступление (увертюра, завязка, прелюдия и т. п.);
• основная часть (развитие темы);
• заключение (финал, развязка, кода).
Не забыли ли мы чего–нибудь? Конечно, кульминацию. Где ее место? Правильно, в конце второй части, непосредственно перед заключением.
Где же в живой природе аналоги композиции? Почти все биологические процессы проходят по этой схеме. Вспомните, к примеру, как вы болеете. Сначала вы чувствуете легкое недомогание — вирусы уже ведут разрушительную работу в организме, но вы еще ощущаете себя здоровым. Так, немного голова побаливает — это вступление. На следующее утро вы просыпаетесь с уже явной головной болью, ломотой в суставах, температурой — началась основная часть. Спустя три дня наступает страшная ночь, когда температура достигает пика, голова болит и кружится. К утру вы с трудом засыпаете. Проснувшись, понимаете, что вам стало гораздо легче. Что миновало этой ночью? Правильно, кризис — кульминация заболевания. Любой начинающий медик скажет вам, что кризис — решающий момент. Итак, температура спала, появился аппетит, слабость и головная боль еще наблюдаются, но вы уже явно пошли на поправку. Это финальная часть, или заключение.
К слову, прием у врача тоже проходит по законам композиции. «Здравствуйте, что вас беспокоит?» Далее следует рассказ больного — вступление. «Ну раздевайтесь, я вас посмотрю». Осмотр — основная часть. «Ну что ж, дело ясное…» Объявление диагноза — кульминация. «С сегодняшнего дня потрудитесь ежедневно принимать после еды по две…» Рекомендации — заключение.
Давайте с этой же точки зрения рассмотрим такой биологический процесс, как прием пищи. Оговоримся только, что мы берем классический вариант. Итак, обед начинается с закусок, аперитива — это вступление. Затем идет самое объемное блюдо обеда — суп — основная часть. После чего кусок мяса со сложным гарниром, рыба с овощами, котлета по–киевски с жареным картофелем, сарделька с капустой — кульминация. Она приводит к развязке обеда — заключению: компоту. Или кофе. С пирожным. И сигареткой.
В конце концов, человек сексом занимается по законам композиции. Здесь я тоже оговорюсь, что мы рассматриваем классический вариант. Итак, все начинается с предварительных ласк, прелюдии, как говорят нам произведения по сексологии. Или вступления. Затем переход к самой продолжительной — основной части. А в финале основной части тех, кому повезет, ждет кульминация — процесс кратковременный, но насыщенный ощущениями. Что неизбежно ведет к угасанию интереса к происходящему. Но конечности наши по инерции еще продолжают совершать неосознанные движения, которые в литературе назвали финальными ласками. Это не что иное, как заключение.
Даже в такой мало связанной с сексом, музыкой и литературой области жизнедеятельности человека, как спорт, находится место законам композиции. Проведение приема в вольной борьбе также включает четыре фазы: захват, выведение из равновесия (толчок или рывок), после чего следует подножка или бросок, а затем для закрепления своего превосходства — удержание. Налицо снова законы композиции: вступление — захват, основная часть (требующая наибольших затрат физических сил) - выведение из равновесия, кульминация — стремительный бросок и заключение — удержание.
Итак, мы выяснили, что законы композиции одинаково справедливы как для музыкальных, литературных и прочих произведений, так и для областей жизнедеятельности человека, которые с меньшим основанием могут называться искусством (прием пищи, секс, спорт и так далее).
Давайте теперь разберемся с тем, о чем следует говорить на каждом из этапов презентации. Начнем с начала и конца одновременно. Согласитесь, что закуски и компот не есть собственно прием пищи. Легкое недомогание в начале и в последние дни болезни не дает оснований для больничного. Таким образом, и в презентации вступление и заключение не предполагают изложения сути. Они скорее служат для установления с аудиторией продуктивного контакта и грамотного выхода из него. Но мы не будем недооценивать значения этих фаз. Аппетитная закуска способствует тому, что основная пища будет лучше принята и переварена организмом, а десерт закрепит приятные впечатления. Прелюдия в сексуальных отношениях готовит психофизиологические системы двух организмов и ведет к более насыщенным переживаниям. Полноценные финальные ласки не только дополняют, но и закрепляют ощущения, вызывая желания вернуться к этим переживаниям с этим же партнером. Да и в секции вольной борьбы начинающие заняты толканиями и бросками. Опытные же спортсмены больше внимания уделяют цепкому захвату и железному удержанию. Последуем же и мы их примеру.
Не секрет, что любая коммуникация проходит одновременно на двух уровнях: личностно – эмоциональном и предметно–логическом. Презентация — не исключение. Но в ходе выступления акценты смещаются. Если основная часть и кульминация проходят преимущественно на предметно–логическом уровне, когда важны факты и аргументы, то вступление и заключение — на личностно–эмоциональном. Здесь важно сформировать необходимый эмоциональный фон. Правильное и основательное установление контакта обеспечивает внимание аудитории и хороший эмоциональный фон для восприятия того, к чему вы намерены слушающих привести. Грамотный выход из контакта обеспечивает хороший эмоциональный фон для размышления над вашим предложением, а также увеличивает вероятность благоприятного отношения к вам при следующем контакте с этой аудиторией или ее отдельными представителями.
Я всегда привожу такую аналогию. Оратор вступает с аудиторией в своеобразную интимную связь, в которой он выступает с позиции мужчины, а она — с позиции женщины. Независимо от биологического пола сторон. Большинство выступающих ведут себя как большинство мужчин. В чем заключаются две главные ошибки мужчин в интимных отношениях? Десятки и сотни женщин говорили мне на тренингах одно и то же — в сокращении и формализации вступления и заключения. А какова основная беда мужчин с слишком быстрой кульминации. То же и в презентациях не удивляйтесь. Основные ошибки презентаторов — сокращение и формализация вступления и заключения.
Выглядит это так: презентатор выходит к месту, откудс собирается говорить, и, почти не поднимая глаз на публику, не ожидая момента, когда на нем сосредоточите; внимание аудитории, невнятно произносит что–то вроде " Здравствуйтерадвасвидетьначинаемпрезентациюпервый–слайдпожалуйста». Говорит он именно так, как я сейчас; написал. На одной ноте, вяло, без штрихов, как сказали бы музыканты. Финал примерно такой же: «Нуразвопросов–большенеттогдауменявсе». Блестяще! Вот если бы в песня: были такие же вступления и финалы! Вот если бы фильмы так же начинались и заканчивались! Никто бы не слушал музыки и кино бы давно умерло как жанр! Откровенно говоря, я не большой поклонник массовой голливудской кинопродукции, но зачастую смотрю эти фильмы ради той вступительной части, когда на фоне торжественной музыки появляется логотип и раздается голос: «Коламбия Пикчерз представляет». О–о–о! А дальше — идущие по коридору люди, обрывки фраз, стрекотание вертолета. «Продюсер Джерри Маг–рей». Сирены полицейских автомобилей, камера движется из кабинета в кабинет. «Режиссер Дэвид Молинн». Женский смех и люди, весело болтающие у кофейного автомата. «Сара Джессика Паркер». Гул оживленной трассы, камера выезжает на улицу, суета на парковке. «И Стенли Фар–рей в роли капитана Шиглоу». Шум сирен приближается, слышны крики людей, гул вертолета все громче, мельтешение нарастает. «В фильме…» О–о–о–о–о!!! И как бывает обидно, когда за стойкой бара в кинотеатре попадается нерасторопный парень, и я влетаю в зал и понимаю, что начальные титры уже пропустил. Конечно, финальные не так важны. Но финальным титрам предшествует такая развязка, что их вообще могло бы не быть.
Не секрет, что в сексуальных отношениях мужчине нужно гораздо меньше времени на то, чтобы загореться и чтобы остыть, чем женщине. И он, соответственно, в меньшей степени нуждается в ласках до и после, которые сами по себе мало влияют на полноту его ощущений в процессе. Другое дело — женщина. Умело и достаточно по времени проведенная прелюдия может коренным образом повлиять на ее переживания и отношение к мужчине, который проявил такой альтруизм и даже, не побоюсь этого слова, профессионализм. Не так ли? Так и публика во время вашего выступления может принять нужное вам решение подчас не под влиянием неопровержимых фактов и неоспоримых аргументов, а благодаря симпатии к вам, хорошему психологическому климату и прочим вещам, формирование которых и происходит именно в первые минуты выступления. Эта мысль может показать крамольной. Но действительно, только «может показаться». Ибо любой психолог вам скажет, что процесс принятия решений иррационален и в гораздо меньшей степени опирается на рациональные доводы. Человек скорее склонен подводить имеющиеся факты под уже принятое решение. А начало и финал, как мы уже знаем, как раз и формируют нужный нам эмоциональный фон.
Теперь о беде. Сейчас усилиями братьев Кличко и марки «Nemiroff» явно растет интерес к боксу. Вы наверняка знаете следующий анекдот. Некто купил пива, рыбки, разложил на столе, одну бутылочку открыл, три положил в холодильник, переоделся в домашнее, положил рядом пачечку сигарет и зажигалку. Выключил телефон. Включил телевизор. Начинает смотреть боксерский поединок. Наливает первый стаканчик пива, делает два глотка и вдруг на экране один боксер «вырубает» другого. Глубокий нокаут Матч окончен. «Мы вели наш репортаж…» Телезритель застывает со стаканом в руке и слышит за спиной голос жены: «Вот теперь ты меня понимаешь?»
Беда выступающих — преждевременная кульминация Они почти в самом начале выдают суть своего предложения и затем излагают доводы в его пользу. Помните, где место кульминации? В финале основной части. Приберегите соль до этого момента.
Можно ли его сокращать? Или убирать из презентации совсем? Мы уже не раз обращались за аналогиями к другим областям жизнедеятельности человека и находили там модели, подсказавшие нам правильные решения. Давайте представим, что мы просто умираем с голоду.
— Мама, дай чего–нибудь поесть!
— Садись, сынок, поешь салатику, я сейчас сложный гарнир выложу вокруг котлетки.
— Да не надо сложный, котлету давай.
— Погоди, она сейчас разогреется.
— Да не надо «разогреется»!
Хватаем холодную котлету прямо руками и кидаем в рот. Сократили вступление. Ибо функция вступления — подготовить нас к основной части. Если мы говорим о питании — подготовить желудочно–кишечный тракт. Когда мы голодны, он готов и тратить время и силы на вступление ни к чему.
Он и она трогали под столом коленки друг друга — не могли дождаться, когда разойдутся гости. Наконец они остались одни, бросились друг к другу, и началась прелюдия минут на двадцать. Нет? Конечно нет. Они тут же в прихожей переходят к основной части: психика и физиология давно готовы, во вступлении нет необходимости.
Давайте рассмотрим случаи, когда можно пренебречь вступлением или, во всяком случае, существенно его сократить.
• У презентатора с аудиторией есть история отношений. Его не просто хорошо знают, а хорошо знают с положительной стороны. Его выступления ждут.
• Презентация является частью большой программы и идет не первым пунктом. К моменту начала презентации публика «разогрета».
• Презентатора представляет ведущий или предыдущий выступающий. И не просто называет имя и должность, а принимает на себя функцию вступления, создавая соответствующую атмосферу в аудитории.
Он говорит об авторитетности выступающего, его компетентности в обсуждаемом вопросе, важности темы и так далее.
• Презентация очень короткая и проводится в строго ограниченное время. Когда не хватает времени на еду (или прочие вещи), чем мы жертвуем? Салатом и десертом. Прелюдией и финальными ласками. В презентации то же самое.
Давайте теперь рассмотрим случаи, когда можно пренебречь заключением или сократить его.
• После презентации состоится выступление, продолжающее начатую тему.
• После презентации будет проходить другая презентация .
• Оратор передает слово ведущему или другому выступающему и проводит следующую презентацию.
• После презентации намечена неофициальная часть (банкет, фуршет, коктейль, танцы).
А о чем, собственно, говорить во вступительной и заключительной частях? Что такое кульминация? И как подвести к этой кульминации, то есть как грамотно провести основную часть? Об этом мы поговорим в следующих разделах. А пока несколько советов. Я не рекомендую во вступительной части показывать слайды. Поскольку это период установления взаимодействия с аудиторией и выхода из него, важно, чтобы в это время присутствовал и зрительный контакт. Выйдя к месту проведения презентации, сделайте паузу, оглядите зал, стараясь на долю секунды задержаться на каждой паре глаз. Проследите, чтобы выражение вашего лица было не угрюмо–напряженным, а расслабленным и доброжелательным. Вы вскоре увидите, что выражения лиц сидящих в зале тоже меняются в позитивную сторону. Презентатор и аудитория как солнце и луна: что он транслирует, то аудитория отражает. Если на вашем лице будут напряжение и страдание, ждите такой же реакции в зале. Итак, при установлении зрительного контакта помните, что наиболее обделенными вниманием всегда остаются фланги и галерка. Не бойтесь передержать паузу. Субъективное время для вас и для сидящих в зале не совпадает. Бойтесь скорее недодержать ее. И упаси вас бог начать презентацию, пока в зале продолжается хождение. Дождитесь полной тишины и полной концентрации внимания на вас. В противном случае не удивляйтесь, если хождение и разговоры будут продолжаться в течение всего вашего выступления.
Не рекомендую показывать слайды и в самом финале презентации. Здесь тоже необходим зрительный контакт. После того как погаснет проектор, попросите сделать свет поярче и произнесите заключительные слова, сохраняя зрительный контакт с аудиторией. При этом задержите взгляд чуть дольше на тех, кто смотрит на вас рассеянно или не смотрит совсем. Яркий свет поможет и в том случае, если в финале презентации вы отвечаете на вопросы аудитории.
А сейчас мы рассмотрим варианты вступления, основной части, кульминации и заключения, которые вы сможете подобрать самостоятельно в соответствии с ситуацией и аудиторией, перед которой вам придется выступать.