Когда мы сообщаем на презентации факты, мы оперируем доверием аудитории. Ибо многое из того, о чем мы информируем, не может быть подтверждено или опровергнуто аудиторией эмпирически. Понятно, что вызвать и удержать доверие аудитории — одна из основных задач презентатора. Беда, если доверие потеряно. Никакие ораторские приемы тут уже не помогут. Как же вызвать доверие аудитории и удержать его в течение всего выступления? Если бы я попросил вас сейчас назвать несколько фактов, которые могли бы вызвать доверие к вам, что бы вы выбрали? По опыту проведения тренингов могу с уверенностью предсказать большинство ответов: «Я очень ответственный человек», «Я всегда выполняю обещания, которые даю», «Я ни разу никого не обманул», «У меня хорошее образование», «У меня большой профессиональный опыт». Да, то, что вы сообщаете, может вызвать доверие. Но сами эти факты доверия не вызывают. Потому что ваше сообщение не факт, а суждение. Причем, что характерно, ваше суждение о самом себе. Так наивные владельцы магазинов пишут «Мы лучшие», надеясь, что покупатель поверит и примет это суждение за свое собственное. Вместо этого магазинам следовало бы так построить работу, чтобы покупатель сформировал подобное суждение самостоятельно. Значительная часть презентаций, к сожалению, — это трансляция суждений, а то, что сообщается под видом фактов, таковыми не является.
Утверждая, что ваше суждение о том, что вы ответственный человек или что у вас большой профессиональный опыт, — не факт, я не имею в виду, что вы сказали неправду. Это не факт потому, что не обладает имиджем факта. А что же делает факт фактом?
Не напрасно следователь, желая дознаться правды, так тщательно выясняет мельчайшие подробности, к делу даже не относящиеся. Не напрасно жена, подозревающая мужа, задает вопрос за вопросом и следит за реакцией. И неспроста ребенок, когда хочет обмануть, пересыпает свой рассказ сотней нюансов и штрихов. Если в новостях сообщается о сотне погибших, мы можем предполагать, что погибло от десяти до тысячи человек. Другое дело, если сообщили о 112 жертвах. Тогда все ясно. Заметьте, как ловко используется этот прием в рекламе. Шелковистость волос повысится на 83 %. Проверено на 2237 женщинах. Понимаете?! Шелковистость волос на 83 %! А корм для собак стал вкуснее на 67 %. Вкуснее! Понятно, что фраза: «Я зайду через полчасика» — не дает ни малейшего представления о том, когда зайдет говоря–щий. Это может произойти и через пятнадцать минут, и через тридцать, и через шестьдесят. А может и вообще не произойти. А вот если собеседник сказал, что зайдет за нами через тридцать пять минут, мы почему–то будем ждать его именно в это время. На тренингах я никогда не объявляю перерыв на час. Я говорю: «Перерыв продлится шестьдесят минут». Возможны и перегибы. Время от времени я слышу в новостях фразы, при попытке осмыслить которые можно сойти с ума. Например, о том, что стихией отрезано более семнадцати населенных пунктов. Это сколько? Или, что еще хуже, о том, что убито около двадцати трех человек. Одного недобили, что ли? Как же нужно было построить фразу, сообщая о себе факт, который может вызвать доверие? Нужно сказать о том, что у вас опыт в этом деле 14 лет. Или 9. В этом случае круглые цифры хуже. Или: «Я окончил МГУ». Вот это уже факты.
Вывод. Приводите точные цифры. Никаких приблизительных. Называйте детали и обстоятельства.
Но это не единственный способ сделать факт фактом или, иными словами, доказать, что вы не жираф.
Если я сказал бы друзьям, что познакомился с невероятно красивой девушкой, даже описал бы по запчастям ее красоту, насколько высока вероятность того, что друзья поверили бы мне, что девушка действительно очень хороша? Не так высока. Особенно учитывая то обстоятельство, что в устах влюбленного все умножается на восемь. А вот если я прибавил бы к этому, что девушка — «Мисс Москва–2002»? Вот это было бы уже совсем другое дело! Конечно, кто–то скажет, что не такие уж там и красавицы,
что это вообще смотря на чей вкус и все такое. Да. Но вероятность того, что друзья потребовали бы немедленно позвать ее и познакомить с ними, была бы уже несравнимо выше. И это притом, что красота — вещь субъективная. И документ, ее удостоверяющий, — условность.
Так вот наличие документа уже является фактом, вызывающим доверие. И даже не обязательно его предъявлять. Гипотетическое его наличие уже говорит о многом. «У меня диплом МГУ» в этом случае гораздо более ценный факт, чем «У меня очень хорошее и очень престижное высшее образование». Сколько аферистов по всей стране орудуют, предъявляя фальшивые документы! И им верят. Это притом, что любой документ сегодня можно без труда изготовить в офисных условиях. Велика сила доверия бумажке! Насколько проще мне стало участвовать в тендерах, когда я получил сертификат «Самый популярный тренер России». Хотя популярность — это еще не качество. И как хорошо, что мой видеокурс «Учимся выступать публично» получил семь призов на международных фестивалях. И пусть все они в номинации «Упаковка промышленных товаров», документ есть.
Вывод. Если вы располагаете документом, подтверждающим то, о чем вы говорите, предъявляйте его копию на слайде. Упоминайте о нем. Если ваша компания получила приз, вошла в сотню, десятку, тройку, — говорите об этом. Если директор компании стал лучшим менеджером страны — не забудьте об этом рассказать.
«По данным агентства…», «Как сказал великий…», «Подруга посоветовала мне…» Это, пожалуй, самый распространенный прием, позволяющий вызвать доверие к информации. Неспроста производители рекламы тратят немалые средства на то, чтобы о продукте хорошо отозвался авторитетный и известный в народе человек. И не только. Качество собачьего корма подтверждают эксперты из ассоциации собаководов–любителей. А корма другой марки — ассоциация врачей–ветеринаров. Качество одной зубной пасты декларирует ассоциация врачей–стоматологов. А другой — ассоциация стоматологов России. Полноте, я сам снимался в рекламе зубной пасты в роли врача–стоматолога. Да и существуют ли эти ассоциации кроме как на бумаге? Для регистрации профессиональной ассоциации в России необходимо лишь заявление трех юрлиц. А это дело одного дня. В странах же развитого капитализма построена целая индустрия профессиональных ассоциаций, которые сертифицируют все и всех. Для специалиста членство в профессиональной ассоциации — плюс в резюме, увеличение его стоимости. И это притом, что для вступления в большинство из этих ассоциаций требуется только заполнить анкету и сделать членский взнос! Я молчу об ISO, который мы все так стараемся получить и который подтверждает — что? Что мы соответствуем параметрам, придуманным людьми, придумавшими ISO. Вот и все. Большая часть из них, кстати, никак не отражается на потребительских свойствах нашей продукции. И подавляющему большинству потребителей вообще непонятно это слово из трех букв. Уже слышу, как вступаются в защиту этого стандарта те, кто его уже получил.
Вывод. Если у вас есть данные об экспертных оценках, предъявите их. Если нет, сделайте и предъявите. Приводите отзывы других потребителей или партнеров. Все это факторы, которые вызывают доверие к сообщаемой вами информации.
Визуальная часть, слайды — это самая сильная болевая точка в сегодняшней деловой презентации. К сожалению, вместо того чтобы помогать презентатору и аудитории, сейчас они скорее мешают. Начинается все с того, что на ее подготовку требуется колоссальное количество времени и сил. Да и во время самой презентации слайды зачастую расфокусируют внимание аудитории, мешают восприятию информации потому, что составлены против законов психофизиологии. И ситуация с каждым годом лишь усугубляется. Технический прогресс, новшества в программном обеспечении лишь усложняют проблему все больше и больше.
О визуальной презентации написано много. Мне хотелось бы остановиться лишь на основных принципах, следование которым может сделать вашу презентацию не просто более наглядной, но и более эффективной. «Но как я могу! — воскликнет кто–то. — Ведь эти принципы идут вразрез с нашими корпоративными стандартами проведения презентаций!» Так и есть, увы, — корпоративные стандарты проведения презентаций зачастую будто нарочно призваны погубить все плоды вашего труда. Оставим корпоративные стандарты на совести тех, кто их разрабатывал. Кстати, никто из них мне еще ни разу не смог внятно ответить в отношении какого–либо нелепого стандарта на вопрос: «Зачем?!»
Итак…
Вы хорошо знаете, что если на одном слайде слишком много информации, то она не воспринимается вообще. Иначе говоря, участники презентации видят слова, но не читают их. Перед ними сплошное полотно из цифр. Эдакий узор. Да и не должна аудитория читать весь слайд. Ведь вы все время мешаете этому тем, что беспрерывно говорите. Тут уж или вас слушать, или слайд читать. К слову, как вы знаете, визуальная информация всегда побеждает аудиальную. Не вынуждайте участников шикать на вас, пока они читают то, что вы для них написали. Слайд призван лишь зафиксировать ключевые моменты, проиллюстрировать, а не продублировать то, что вы говорите. Возьмите себе за правило писать на одном слайде не более тридцати слов. Для русского языка это предел. Если готовите слайды на английском — достаточно двадцати.
Как вы знаете, образы легче воспринимаются и проникают в подсознание через меньшее количество фильтров. Все, что можно отобразить с помощью символов, отражайте с помощью символов. Не бойтесь, что презентация станет выглядеть легкомысленно: пресные сухари вместо слайдов через несколько минут покажут ваши коллеги, и баланс восстановится. Воздержитесь от демонстрации банальных и пошлых клипартовских рисунков. Ищите неизбитые изображения. Рисуйте сами. Особенно проследите за тем, чтобы картинки были «из нашей жизни». Довольно забавно смотрелся слайд, который сопровождал слова руководителя телеканала об охвате россиян вещанием. Карта России была наложена на обычный городской пейзаж. Едут машины, куда–то спешат люди, кто–то читает газету. Только вот значительная часть этих людей — чернокожие, машины — желтые нью–йоркские такси, так знакомые нам по фильмам, а газета в руках дедушки — «Нью–Йорк Тайме». Такие вот у нас теперь россияне!
Не перегружайте аудиторию частой сменой слайдов. В такой гонке рассчитывать на внимание и запоминание невозможно. Этот принцип напомнит вам о том, что на 20 минут презентации должно приходиться не более 7 слайдов. Все, что вы сделаете сверх того, тут же уйдет в корзину. Для вашего успокоения могу сказать, что если на основном слайде постепенно появляется новая информация, то это не считается отдельным слайдом.
На одном слайде нельзя использовать более 3 шрифтов. При этом учтите, что курсив и жирный варианты являются в этом случае отдельными шрифтами. Вы наверняка видели рекламу в дешевых газетах, которая пестрит разнообразными шрифтами. Ну и как она воспринимается? То же касается цвета — недопустимо использовать более 3 цветов. Синий и голубой при этом считаются разными цветами. Дело не только во вкусе или эстетике. Речь идет о восприятии информации. А цвет — тоже информация. Для успокоения по этому пункту скажу, что элементы оформления, общие для всех слайдов, в счет не идут. Я имею в виду логотипы и другие элементы фирменного стиля.
Шрифт без засечек воспринимается легче. Засечки — это элементы украшения, поперечные черточки вверху и внизу букв. Чтобы было яснее, шрифт Times New Roman — с засечками, a Arial — без.
Презентатор выходит на сцену и говорит: " Здравствуйте, коллеги!» На экране появляется надпись: «Здравствуйте, коллеги!» «Меня зовут Михаил Вершков, я начальник отдела маркетинга компании «ЕвроЕвр», — продолжает он. Появляется слайд: «Михаил Вершков, начальник отдела маркетинга компании «ЕвроЕвр». И так далее. Последние слова Михаила: «Спасибо за внимание!» Нетрудно догадаться, что на последнем слайде будет надпись: «Спасибо за внимание!» Если Михаил Вёршков готовил выступление в Обществе глухих, тогда его принципы подготовки слайдов понятны. Но если в зале слышащие люди, зачем писать «Здравствуйте»? Зачем, если Михаил произносит текст: «Наступивший год мы встретили следующими показателями…», писать то же самое на слайде? Разве не достаточно просто обозначить эти показатели? И то не все, а только ключевые. Несущественные можно просто проговорить. Таким образом, из слайдов должно быть удалено все, что и так очевидно; все, о чем достаточно услышать и что совсем необязательно видеть. Не дублируйте информацию, поступающую по двум каналам. В противном случае вы своим голосом будете мешать читать или изображение будет мешать слушать. Ведь скорость чтения у аудитории гораздо выше, чем скорость речи ведущего.
Список рекомендованной литературы, среди которой есть целые книги о том, как грамотно подготовить слайды к деловой презентации, вы найдете в конце этой книги.
Чаще всего на тренингах мне задают вопрос о том, как избавиться от волнения перед презентацией. Известны упражнения, позволяющие добиться нужного эффекта. Здесь и дыхание, и работа с образами, и телесные практики. Об этом много написано, в том числе в моей книге «Кама–сутра для оратора». Но есть еще один способ, о котором известно мало. Мой опыт и опыт сотен людей, использовавших его, показал, что он гораздо действеннее всех остальных. Заключается он в снижении индекса непредсказуемости.
Знаете ли вы, что мужчина волнуется перед свиданием с женщиной гораздо больше, чем женщина? Почему? Потому что женщина всегда знает, чем свидание кончится. А мужчина не всегда. Индекс непредсказуемости у него выше.
Что мы могли бы посоветовать мужчине, отправляющемуся на первое свидание, для снижения индекса непредсказуемости? Иными словами, что он должен сделать перед свиданием, чтобы вероятность наступления события, к которому он не готов, была минимальной?
• Встречаться на своей территории. В хорошо известном ему ресторане, где он четко знает, что подадут и сколько это будет стоить. В своем районе, где он знает каждый угол. В конце концов, в его квартире. Он будет чувствовать себя увереннее. А если свидание происходит в квартире друга (ну бывает же такое) ? Во избежание конфуза он должен прийти в эту квартиру накануне, посмотреть, где что находится, принести все, что может понадобиться на свидании.
Индекс непредсказуемости
• Взять с собой средства контрацепции в достаточном количестве. Не факт, что до этого дойдет на первом свидании, но уже то, что у него есть с собой все необходимое, сделает его увереннее. Пополнить счет мобильного телефона. Взять денег с запасом. Увы, сколько прекрасных свиданий закончилось неловкой ситуацией — у него не хватило денег на такси, пирожное, цветок…
• Помыться и сменить все, что нужно менять перед свиданием. На всякий случай. Согласовать заранее стиль одежды для свидания. Довольно глупо будет выглядеть и чувствовать себя пара, если она в вечернем платье и на шпильках, а он в кроссовках и майке навыпуск.
• Обрести союзника. Это может быть ее мама или подруга. Если произойдет какое–либо недоразумение, ссора, он сможет через союзника провести переговоры и все наладить.
• Узнать все о ней, ее семье, увлечениях. Это позволит в разговоре быстрее найти общие темы, снискать симпатию и обойти острые углы.
• В фильме «Метод Хитча», где главный герой за вознаграждение помогал робким мужчинам завязать отношения с понравившимися им женщинами, основным пунктом была репетиция. Консультант отрабатывал с заказчиком возможные ситуации на свидании и его поведение. Как ни странно, рекомендация для снижения индекса непредсказуемости — репетировать.
• Поскольку мужчина не знает не только, чем закончится свидание, но и когда, мы можем порекомендовать не назначать встреч и не планировать дел на ближайшее время. Довольно глупо он будет выглядеть, если, посмотрев на часы, скажет: «Ну, мне пора, я обещал маме быть не позднее одиннадцати».
• Иметь альтернативный сценарий. Положим, вы решили пойти в ресторан и не наметили этих вариантов.
И вот при встрече выясняется, что подруга заскочила к маме на минутку и та ее почти насильно накормила. Так что есть она не хочет, но если он очень голоден, она готова пойти с ним в ресторан и просто посидеть. Это ведь никуда не годится! Как же он выиграет, если тут же предложит кино, футбол или картинг!
• Купить небольшой подарок. Цветы, безделушку. В крайнем случае, начать свидание с комплимента. Согласитесь, шансов, что свидание пойдет по его сценарию, в этом случае больше.
• И, наконец, прийти на свидание вовремя. А что значит «вовремя»? Это означает — раньше назначенного. Ведь свидание начинается тогда, когда пришла девушка. Если она пришла на две минуты раньше, а он вовремя — он опоздал.
Согласны? Правда ведь, нельзя придраться ни к одному пункту. Зачем я об этом написал? Все дело в том, что презентатор, отправляясь на встречу с аудиторией, подобен мужчине, идущему на первое свидание с женщиной. Он пытается аудиторию завоевать, а аудитория может принять какое угодно решение. Понятно, что презентатор волнуется гораздо больше, чем участники его презентации. Индекс непредсказуемости у него выше. Советы, которые мы только что дали мужчине и со справедливостью которых согласились, вполне пригодятся для выработки рекомендаций о том, как снизить волнение перед презентацией.
Если вы можете выбирать, проводите презентацию на своей площадке, в офисе своей компании. Не зря ведь мяч, забитый на поле соперника, ценится выше, чем на собственном. В крайнем случае проводите презентацию в том месте, которое вам хорошо знакомо. Если такой возможности нет и вы вынуждены выступать на незнакомой площадке, тем более принадлежащей сидящим в зале, вам необходимо заняться освоением пространства. Что это значит? Найдите возможность поработать в помещении, где будет проходить выступление, за несколько дней до него. Походите по сцене, залу. Похлопайте в ладоши, поговорите в полный голос. Пройдите по сцене взад–вперед и влево–вправо. Проверьте, работает ли микрофон. Послушайте свой голос через систему усиления. Прорепетируйте выступление целиком. Незадолго до выступления «похозяйничайте» в зале: переставьте что–нибудь, приберите, разместите свои вещи в разных местах зала. Ведите себя так, как ведут себя дома. Не секрет, что в съемной квартире мы и гвоздя не забьем без согласования, а в собственной хоть стены сносить можем. Если вы станете вести себя на чужой территории как хозяин, это ощущение позволит вам существенно снизить мандраж. Только знайте меру, конечно.
Не факт, что это пригодится, но придаст больше уверенности. Что я имею в виду. Однажды я проводил семинар в 80 км от города Т в пансионате на горном озере. Все складывалось прекрасно. Прекрасное место, прекрасный пансионат, прекрасная организация. Только вот за 20 минут до семинара выяснилось, что организаторы забыли прихватить маркеры. А без них никак нельзя! Ближайшие маркеры — в 80 км пути по горной трассе. Но ничего страшного не произошло, потому что маркеры у меня всегда с собой. Даже в избыточном количестве. А также скотч, клей, ножницы, стикеры и прочие составляющие тренерского набора. Хотя все это по условиям договора должны предоставлять организаторы мероприятия.
Так вот, собираясь на презентацию, запаситесь всем необходимым таким образом, чтобы быть абсолютно независимым. Свой удлинитель, переходник, шнуры к ноутбуку и проектору, маркеры, ручки — одним словом все, что может пригодиться во время презентации. Может, все это и не понадобится, но вы будете спокойнее. Как вы знаете, однажды поломавшийся под прыгуном шест может навсегда создать в голове спортсмена препятствие к новым достижениям. Он всегда будет ждать подвоха. Так и презентация, провалившаяся из–за подобного пустяка, может стоить вам карьеры. Добавлю, что необходимо иметь с собой избыточное количество визитных карточек, буклетов и образцов — участников может оказаться больше, чем предполагалось.
…начистить обувь, помыться, побриться, освежить дыхание. Что значит «соответствующим образом одеться»? Одеться в том стиле, в каком с высокой долей вероятности будет одета публика на презентации. Эта рекомендация может к вам не относиться, если вы — суперзвезда. Если просто звезда, оденьтесь, как все остальные. При организации приемов и вечеринок издавна принято в приглашении указывать так называемый дресс–код. Для деловой презентации этого не пишут, поскольку и так подразумевается, что стиль — деловой. Кто–то может мне возразить: «Но у нас творческая профессия, мы — рекламщки (артисты, художники, организаторы корпоративных праздников), мы так одеваемся, и это наша деловая одежда!»
Умом я это понимаю. Умом это понимают и сидящие в зале. Однажды, когда я рассказывал об индексе непредсказуемости, сотрудница киевского Кредитпромбанка поделилась, как она проводила тендер, подбирая оператора для организации корпоративного мероприятия. Все кандидаты приходили в широких штанах, парни с серьгами в ушах, с разноцветными волосами. Заказчица была не ханжа и не брюзга, а вполне молодая и продвинутая женщина. W умом она понимала, что такой внешний вид — норма для сотрудников компаний соответствующего профиля. Она также понимала, что это ничего не говорит об их профессионализме, но все же не могла избавиться от внутреннего неприятия каждого из них, настолько нелепо и не к месту смотрелись они в интерьерах банка на своих презентациях.
Посадите в зал своих друзей, родственников, знакомых, коллег. Если такой возможности нет или если вы относитесь к тем 20 % из нас, кто в присутствии своих друзей на презентации волнуется еще больше, обретите союзников из числа ваших будущих зрителей и слушателей. Познакомьтесь с участниками до начала мероприятия. Походите по холлу, завяжите разговор с одним, другим, третьим. Обменяйтесь визитками, обсудите тему презентации. Можете даже попросить их задать вам вопросы после выступления. Я не помню случая, чтобы кто–то отказал. Обратите внимание, как выходит на пресс–конференцию президент Соединенных Штатов. Он не просто приветствует аудиторию, а характерным жестом отмечает в зале нескольких из присутствующих. Возможно, это журналисты, которым он недавно давал интервью или лица которых известны всей
Америке, возможно, он делает эти знаки первым попавшимся. Неважно. Главное то, что у него и у аудитории создается впечатление, что в зале его союзники. Вам тоже будет легче, когда, выйдя к микрофону, вы увидите в зале несколько пар глаз, которые смотрят на вас доброжелательно .
Однажды я принимал участие в тренинге некоего голландского тренера по имени Пол. Я пришел несколько раньше назначенного времени и увидел мужчину в рубашке с закатанными рукавами, который пытался приладить какую–то табличку на входную дверь. Он обратился ко мне по–английски и попросил ему помочь. Когда мы совместными усилиями справились, он спросил, не участник ли я тренинга, как меня зовут и все такое. Оказалось, что это и есть Пол. Мы стали почти друзьями. Я прошел в зал, но, заскучав в ожидании остальных участников, минут через десять решил выйти на воздух. Каково же было мое удивление, когда я увидел, что Пол снова возится с той же табличкой и просит о помощи уже следующего участника. «Создает» нового союзника.
Все, что только можно узнать. Поспрашивайте устроителей, сходите на сайт, предположите. Если есть возможность увидеть их до презентации хотя бы на фото, сделайте это. Кого будет больше — мужчин или женщин? Каков их возраст, доход? Как они будут одеты? Чего они боятся и к чему стремятся? Кто в этой аудитории — лица, принимающие решение? Задайте себе эти и другие вопросы, и индекс непредсказуемости будет для вас заметно ниже.
Возможно, это самый сильный пункт в процессе снижения индекса непредсказуемости. Прорепетируйте все выступление как минимум три раза. От начала до конца, как в реальности. Часто это помогает увидеть, что в презентации не так. Пусть это лучше выявится на репетиции, чем во время выступления. Генеральную репетицию важно провести именно в том месте и с использованием именно той техники, что и на собственно презентации. Это прибавит вам уверенности, как ничто другое.
Теперь о снах. Не секрет, что самый страшный сон любого стоящего на сцене — он забыл текст и стоит, хлопая глазами. Не так ли? Имейте под рукой тезисы своего выступления. Даже если они будут лежать в кармане, это значительно снизит риск того, что сон станет вещим. Как вы помните, тезисы лучше готовить не на листе бумаги, а на карточках, которые можно легко вынуть из кармана и отыскать среди них нужную. Первую и последнюю фразы выступления следует выучить наизусть и отрепетировать с соответствующими жестом, взглядом и интонацией. Вы будете знать: что бы ни случилось, вы сможете закончить презентацию последней фразой и все решат, что так и задумано. Не секрет, что презентатор часто выходит, понятия не имея, с какой фразы он начнет. Это всегда видно и задает вялый тон всему выступлению.
Этот пункт имеет косвенное отношение к волнению, однако снижает риск того, что вы будете не готовы к новому повороту событий. Месяц назад мне довелось выступить на «круглом столе», организованном ресурсом «Финмаркет» для специалистов по связям с общественностью.