October 8, 1992
Hi, Michael,
I am asking for your help! We have been advised by the Post Office to send you two letters. One addressed to you at Bellorussia and one addressed to same name, same address, and instead of "Bellorussia" Byelarus, Russia.
Please send us a card or letter as soon as you receive this letter along with the date received. We were told that if the address is not the current, correct one you will not get the mail. Your shirt is ready to be mailed but we do not -want to lose it or not have you receive it.
Our best to you and much love from all at Camp Alder-sgate and especially the Thomas Family.
Jeffrey C. Thomas
Director
JCT: v
Как видите - вполне дружеское письмо; тем не менее оно выдержано в канонах деловой переписки. Лишь только "Hi" вместо официального приветствия.
Вернемся к традиционному деловому письму.
Следующее, что надо сделать при составлении делового письма,- это избавиться от желания "звучать" слишком по-деловому. Вот, к примеру, фраза:
As per you request, please find eclosed herewith a check in the amount of $16. 49.
Такие выражения, как "herewith" и "as per", не создают ничего, кроме излишней чопорности. А вам просто надо найти нечто среднее между дружеским и официальным тоном.
As you requested. I am enclosing a check for $16. 49.
Второй пример более прост, понятен и продуктивен. Да и более лаконичен. И еще. Забудьте в деловой переписке про все разговорные сокращения. Пишите не "don't", a "do not", не "isn't", a "is not", не "haven't", a "have not" и т.д.
Учитывая все сказанное, просмотрите список словосочетаний, которых лучше избегать в деловом письме: хотя эти выражения и часто встречаются у американцев, янки не считают их подходящими для деловых писем. Они слишком громоздкие и официозные.
according to our records acknowledge receipt of as to with reference to
with regard to at hand on hand
attached please find enclosed please find
attached hereto enclosed herewith enclosed please find
beg to inform
beg to tell
for your information
hereby
heretofore
herewith
I have your letter I wish to thank may I ask
in due course of time in receipt of in the near future in view of
our Mrs Johnson permit me to say pursuant to
thank you again thank you in advance thereon
Все эти слова и словосочетания взяты из архивов американской деловой переписки; сами американцы советуют друг другу их не употреблять. А вот еще список слов и выражений, которых, следует избегать (левый столбик), а вместо них пользоваться теми, что в правом столбике:
Вместо
Пишите
Advice/ inform
say/ tell/ let us know
Along these lines
like
On the order of
as/ according to
at an early date/ at your earliest convenience
soon/ today/ next week/ a specific date
at this. time/ at the present time/ at this writing
now/ at present
Check to cover
check for
Due to the fact that
because
For the purpose of
for